제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025) 행사 용역  과업지시서 및 제안요청서

2025. 3.

글로벌사업단 국제물류지원부

	【 목   차 】
<과업지시서> Ⅰ. 과업 수행 일반사항                                               3 Ⅱ. 과업 세부 내용                                                       8   <제안요청서> Ⅰ. 개 요                                                                     16 Ⅱ. 제안 안내 및 조건                                               17 Ⅲ. 제안서 작성 요령                                                 20 Ⅳ. 제안서 평가                                                          23 Ⅴ. 관련 서식                                                             28

과업지시서

1. 과업수행 일반사항

 □ 행사 개요

  ㅇ (추진목적) 글로벌 환경변화 속 해운항만분야 대응방안 논의

  ㅇ (행사명) 제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025)

  ㅇ (기  간) 2025년 9월 22일(월) ~ 9월 24일(수) (2박 3일)

    * 9월 22일은 사전행사(환영리셉션)만 진행 예정

  ㅇ (장  소) 부산항국제전시컨벤션센터(BPEX) 컨퍼런스·이벤트홀

  ㅇ (주  제) 미정

  ㅇ (구  성) 본행사(개막식, 워킹세션 5개, 특별강연) 및 부대행사(환영리셉션, 오·만찬(각 2회), 언론인터뷰, 항만시찰, 업무협약식 등)

  ㅇ (진행방식) 오프라인

  ㅇ (규  모) 현장 참석자 약 600명

  ㅇ (참석대상) 국내외 해운·항만·물류분야 관계자, 학계, 언론 등

  ㅇ 행사 일정(안)

  ※ 연사 초청 등 행사 준비 상황에 따라 구성 및 시간은 변동될 수 있음

 □ 과업 내용서의 적용

  ㅇ 본 과업내용서는「제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025)」대행 용역에 적용하며, 본 과업내용서에 명기되지 않는 사항 및 해석상의 이의가 있을 시에는 상호 협의하여 결정한다.

  ㅇ 본 과업은 발주처의 요청과 승인이 있을 시 방향과 내용을 조정 할 수 있다.

  ㅇ 본 용역의 수행 중 국내·외 상황 변동(천재지변, 전염병 등)에 따른 과업 내용의 추가, 수정, 변경 검토 등의 검토사항에 대하여 발주처의 요구사항이 있을 시 용역사업자와 협의하여 처리한다.

  ㅇ 세부 행사 별 프로그램, 장소는 대외여건에 따라(천재지변, 전염병 등) 변경될 수 있으며, 이와 관련된 변경 계획 수립 및 실행은 발주처와 협의하여야 한다.

  ㅇ 코로나19 등 대외여건 변화로 인해 행사 개최일이 연기 또는 취소될 경우, 발주처와 용역사업자는 계약의 일시 중지 및 계약기간의 연장 등을 협의하여 조정한다.

     * 근거 :「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」제19조

  ㅇ 태풍, 집중호우, 강설 등의 천재지변과 전쟁, 지진, 폭동, 시위, 전염병(코로나19 등) 등 불가항력에 의해 행사 진행이 불가능한 경우에는 발주처와 과업 수행기관이 상호 협의하여 행사 전체 또는 일부를 연기 또는 취소할 수 있음. 이때 선 지출 비용에 대해서는 실비정산을 원칙으로 하되 특정 항목(개런티, 인건비 등)에 대해서는 상호 협의하여 정산하여야 한다.

 □ 과업 기본지침

  ㅇ 본 과업을 수행함에 있어 용역사업자는 최신의 전문지식과 해당 분야의 경험을 토대로 신의와 성실의 원칙에 입각하여 용역 의무를 완수하여야 한다.

  ㅇ 본 과업을 수행함에 있어 용역사업자는 본 과업을 포함한 행사 개최 전반에 대해 발생 가능한 제반 문제점을 고려하며, 필요시 이에 대한 대책과 해소방안을 발주처와 협의하여야 한다.

  ㅇ 본 과업과 관련한 제반 업무에 대해 발주처의 요청이 있을 시 용역사업자는 즉시 이에 응하며, 성실히 협의에 임해야 한다.

 □ 과업 내용

  1) 과업 주요 사항

  ㅇ 행사의 총괄 대행

   - 연회(리셉션, 오·만찬), 워킹 세션 및 특별 강의로 구성된 행사 세부 실행 계획안 수립(예산 포함) 및 시행

   - 리셉션, 오·만찬장 섭외 및 진행

  ㅇ 컨퍼런스 회의장 설치ㆍ운영 및 관리(부대시설 및 인력배치 등)

   - 다양한 고화질 영상자료 활용하는 행사 특성에 맞춘 행사장 설치

  ㅇ 국내외 연사 의전, 영상자료(사진 및 동영상) 제작, 행사내용 및 결과정리 등 후속 조치 시행

     * 가격 변동이 큰 항공료, 숙박료는 사후정산 예정

  ㅇ 해외항만 등 국내외 항만관계자 대상 컨퍼런스 초청 등

     * 항만 관계자의 기본 연락처는 발주처에서 제공 예정

  2) 기타사항

  ㅇ 참가자 등록 및 관리, 발표 자료 취합(⓵사전, ⓶사후 : 국문 속기록을 첨부한 상세 발표자료집), 후원사(KTO, BTO 등) 모집 등 행사 활성화 계획 수립 및 시행

  ㅇ 행사의 준비, 운영, 결과 및 개선 방향 등 모든 과정의 기록 및 보존방안 강구(행사 이후 사진, 영상자료 제출 포함)

  ㅇ 행사 전반 투입 인력(진행 보조, 보안 등)의 선발ㆍ교육ㆍ운용 등

  ㅇ 온·오프라인 진행을 위한 효율적인 컨텐츠 구성

 □ 과업 수행 일반사항

  ㅇ 본 용역사업은 과업내용서 및 발주처와의 협의에 따라 성실히 수행하되 발주처에서 제정한 제반 계약 관련 규정을 준수한다.

  ㅇ 용역사업자는 보안관리 책임자를 선정하고 보안을 필요로 하는 자료의 외부 유출을 방지하여야 한다.

  ㅇ 본 용역수행에 있어 타인의 권리 대상으로 되어 있는 저작권, 특허권 등 권리를 사용하게 될 경우, 용역사업자는 그 권리의 사용에 관한 모든 책임을 진다.

  ㅇ 본 용역에 대해, 용역사업자의 귀책 사유로 인해 과업 수행 중의 수정·보완의 필요성이 제기되었거나 결과의 미비 사항이 발생하였을 경우, 용역사업자의 부담으로 즉시 수정·보완하여야 한다.

   - 단, 발주처의 귀책 사유 또는 용역 완료 후 발주처의 요청에 따라 추가 조치 필요상황이 발생하였을 때는 발주처가 해당 사항에 대한 책임을 진다.

  ㅇ 본 용역과 관련된 소유권 및 지식재산권은 아래 내용을 준수한다.

   - 본 과업 수행과정에서 수집, 생산된 모든 기록 및 자료 등 일체의 성과품에 대하여는 발주기관의 소유로 하고, 발주기관의 승인 없이는 제3자에게 제공 또는 공표할 수 없음

   - 본 과업 수행을 위해 제작한 홍보물 등 일체 자료의 디자인 및 내용 등에 대한 지식재산권(저작권 등)은 발주기관과 용역사업자가 공동으로 소유하나, 사업 기간 종료 후에도 상업적 용도로 사용할 수 없음 (용역계약일반조건 제35조의3)

   - 용역사업자가 계약을 이행함에 있어 제3자의 특허권 또는 저작권을 침해하여 발주기관을 상대로 손해배상 청구 소송이 제기되면 사업자는 피해자 측에 합의 배상하여야 함

   -  모든 산출물은 지식재산권과 관련된 사항을 주의해서 작성하여야 하며, 지식재산권과 관련된 문제 발생 시 사업자가 모든 책임을 짐

  ㅇ 성과품의 제작과 납품은 본 과업내용서에 따르되, 발주처의 요청이 있을 시 사전협의를 통해 그 형식과 수량을 조정할 수 있다.

  ㅇ 행사계획의 변경 없이 진행 과정에서 초과 용역비가 발생할 것으로 판단되는 경우, 용역사업자는 발주처와 사전협의에 따라 진행할 수 있도록 미리 공지하여야 한다.

 □ 과업변경조건

  ㅇ 다음과 같은 사유가 있을 시에는 본 과업 내용 및 기간을 발주처와 용역사업자가 협의하여 변경할 수 있다.

   -  발주처에서 대응이 필요한 사항(국내·외 상황 변화 : 천재지변, 전염병 등)에 의해 과업이 추가되거나 감소하였을 경우

   -  기타 객관적인 정당한 사유가 있을 경우

  ㅇ 정당한 이유 없이 용역사업자가 계약조건 및 지시사항 등을 성실히 이행하지 않을 때에는 계약을 해지할 수 있다.

2. 과업 세부내용

 □ 행사 종합기획 및 세부 실행계획 수립

  ㅇ 주요 행사별 추진계획(안) 수립·시행

   - 공식행사 및 부대행사 기획, 진행

   - 사전 컨퍼런스 홍보 이벤트 기획 및 수행

   - 행사장, 연사대기실 및 사무국 등 부대시설 조성·운영

   - 행사 관리 및 지원을 위한 인력운영(선발·교육·활용) 등

   - 연사 등 주요 참석자 영접·영송, 의전, 등록, 수송, 숙박 지원

    * 전체 연사는 약 15명 (연사 참석자 수는 계획안 수립에 따라 변동 가능)

 □ 행사 기획ㆍ운영 및 행사장 운영ㆍ관리

  ㅇ 행사 프로그램 편성 및 조정업무 지원(기본계획은 발주처에서 수립)

  ㅇ 등록 데스크 설치 및 운영(Help Desk 등)

   - 개막식 전 등록 데스크 혼잡 완화를 위한 방안 수립 등

  ㅇ 행사장 배치 및 운영

   - 좌석배치, 무대장치·음향설비·조명 설치, 제작물(배너·현수막 등) 제작 및 설치, 행사 진행 시나리오 준비, 안내요원 배치 등

  ㅇ 현장 부대시설 배치안 수립 및 설치․운영 관리

     * 연사 대기실, VIP 전용공간, Press석, 사무국, 등록 데스크, 식음료세팅 등

  ㅇ 기자재, 장비, 장치 섭외 및 배치

   - 기자재, 장비 관련 전문 관리 인력 배치

   - 회의장 내 유․무선 인터넷 통신환경 구축

   - 실시간 통역 전달 시스템 구축

    * 통역사는 해운항만산업 이해도 등을 고려하여 발주처에서 직접 섭외예정이나, 인이어 장비 등 통역내용을 전달하는 시스템 구축 필요

  ㅇ 관련 인력 교육, 배치 및 운영 관리(통·번역사, 속기사, 진행요원 등)

  ㅇ 커피 브레이크 준비 및 운영

 □ 연회행사 기획ㆍ운영

  ㅇ 연회 행사 기본 운영 및 관리 계획 수립

  ㅇ 행사장 조성 및 운영(운영 제반 사항 점검 포함)

  ㅇ 기타 연회 행사관련 업무 일체

  < 연회 계획(안) >

일 시	장 소	종 류	예상 규모	특이 사항
9.22. (월)	미정	환영 리셉션	70명
9.23. (화)	BPEX 5층 이벤트홀	오찬 1	500명	뷔페
	미정	만찬 1	60명
9.24. (수)	BPEX 5층	오찬 2	150명	간단식
	미정	만찬 2	30명

 □ 발표자 관리 및 발표자료집 편집

  ㅇ 발표자 초청 관련 업무 지원

   - 발표자(Speaker, Moderator, Panel)는 BPA에서 직접 초청

  ㅇ 국내외 발표자 교통 및 숙박 예약 지원 업무 일체 : 15명 내외

    * 연사 구성 현황(변동 가능) : 미·구주(5명), 아시아(3명), 국내(7명)

   ** (교통) 국내 연사는 국내선 항공 비즈니스석 또는 KTX 특실, 국외 연사는 이코노미석

  *** (숙박) 발주처에서 행사장과 지리적으로 인접한 곳으로 선정 예정
부산 소재 4∼5성급 호텔 최대 3박 제공

  ㅇ 등록신청서 및 동의서, 행사 및 발표 안내자료 등 작성 및 발송

  ㅇ 발표자 일정 파악, 체류 지원 및 현장 관리, 사전등록 지원

  ㅇ 발표 자료(사진 유첨된 프로필, 발표 내용 요약자료 등) 사전 접수, 취합, 책자 제작, 최종 편집(사후 발표자료 포함)

 □ 국내외 발표자 의전ㆍ수송

  ㅇ 국내외 연사 참석 여부 확인, 출·도착 일정 관리 및 지원

   - 국내외 발표자 대상 의전 절차 및 영접·영송 계획 수립

   - 의전 안내 요원 선발, 교육 및 운영 관리

   - 편의 제공 계획 수립

     * 공항 및 역사 안내 요원 배치, 발주사 공유 계획 등

 □ BIPC 공식 홈페이지 보완 및 운영

  ㅇ 기존 BIPC 홈페이지 보완 및 컨퍼런스 온라인 등록 시스템 구축

   - 지난 회차에 구축한 BIPC 홈페이지의 보완 및 관리․운영

   - 행사 준비 과정에 따른 컨텐츠 보강 및 업데이트

   - (국문) 유관 기관의 자료 공유를 위한 별도의 게시판을 구축

     * 기존 홈페이지에는 연사 소개란에 연사별 발표자료 업로드 중임

   - (영문) 사이트 운영 및 자료 제공을 통해 외국인 참여 고취

   - 행사 이후, 공식 일정(’25.9.22.-24.) 영상 및 스케치 업로드

 □ 홍보업무

  ㅇ 참가자 확대를 위한 효과적인 홍보계획 수립 및 제시, 시행

  ㅇ 행사 참석자를 세분화하여 대상별 홍보계획 수립, 시행

    * 홍보대상 : 국내·외 정부 관계자, 해운·항만·물류분야 관계자(선사, 터미널운영사, 물류업체 등), 학계, 언론, 국제기구

  ㅇ 국, 영문 온라인 뉴스레터(카드뉴스 포함)와 초청장 제작․배포

  ㅇ 각종 홍보물(영상 제작물, 웹 게시물 등) 기획, 제작 및 배포 관리

     * 제작물 : X배너, 룸배너(룸안), 세션배너(룸앞), 명찰, 아크릴명패, 연사 소개 등

    ** 단, 친환경 추세에 따라 인쇄제작물 사용을 대체할 수 있는 방안 마련 필요

  ㅇ SNS, 유튜브 등 온라인을 통한 행사 홍보 도모

   - 온라인 접속 유도를 위한 다양한 이벤트 마련(기프티콘 추첨 증정 등)

  ㅇ 기타 컨퍼런스의 활성화, 참여율, 집중도 향상을 위한 필요 업무 수행

 □ 후원 및 협찬

  ㅇ 후원 및 협찬(KTO, BTO) 관련 계획 수립, 진행, 내역 정리

    * BPA에서는 후원 관련 어떠한 후원사 및 협찬사와도 사전 논의된 바 없음 

  ㅇ 컨벤션뷰로 및 한국전시산업진흥회 등 「국제회의산업육성에관한법률」이 정하는 국제회의를 지원하는 기관, 단체와 지원요건 및 관련규정 파악, 세부추진계획 수립제시 및 지원신청 및 수령, 관리

 □ 현장 진행인력 선발ㆍ교육ㆍ활용

  ㅇ 자원봉사자, 임시고용인력(운전기사, 안내 및 안전요원 등) 및 전문고용인력(IT 엔지니어, 통·번역사, 속기사 등) 선발ㆍ교육ㆍ배치ㆍ복무관리 등

   - 제반 업무 별 인력 소요 계획, 명확한 업무분장 수립

   - 준비단계별ㆍ임무별 교육, 출결 관리, 보수ㆍ수당 지급 등

   - 각 데스크(등록, 수송안내 등), 회의장, 각종 행사, 수송 등에 배치

 □ 사후관리 (고객만족도 조사 시행 등)

  ㅇ 행사 참석자 대상 고객만족도 조사 시행

   - 연사별, 세션별 정성&정량적 만족도 조사를 위한 설문 설계 필요

    * 조사 대상 : 연사, BIPC 오프라인참석자 등

   - 조사 방법 및 구체적 평가내용 등은 발주처와 협의하여 결정함

  ㅇ 감사 서한 및 기념사진 발송

    * 연사 포토북 제작 및 배송 : 앨범 형식, 약 20부(컬러)

   ** 전체 연사(약 15명) 및 주요 귀빈(축사, 개회사 등의 귀빈, 발주처 지정 예정)촬영 후, 앨범 장수는 연사와 귀빈당 10장 내외

 □ 필요 물품 조달 및 설치

  ㅇ 필요 물품, 장비 종류 및 적정 수량 제시

  ㅇ 각종 비품 등 소요 물품 확보 및 운반계획 수립

  ㅇ 행사요원(발주처 및 유관기관 현장 인력 포함)간 업무 연락(통신) 계획

 □ 회의 및 보고

  1) 회 의

  ㅇ 정기회의 및 임시회의 참가 및 회의록 작성

   - 정기회의 : 2주일에 1회, 부산항만공사 사무실에서 개최

   - 임시회의 : 필요시 발주처와 협의 후 개최

 2) 보 고

  ㅇ 정기보고

   - 월간보고 : 착수일 이후 월 1회(매달 마지막 주 제출)

   - 주간보고 : 주간실적, 차주계획, 문제점 등 보고(매주 목요일까지 제출)

   - 완료보고 : 과업종료 후 발주처와 협의한 날짜에 회의결과, 지출, 수입, 아쉬운 점, 총평 등 사후 보고

  ㅇ 수시 및 기타보고

   - 변경보고 : 업무의 수행방법 및 이에 따른 산출물의 변경 시

   - 위험관리보고 : 잠재적 위험요소 발견 시 위험요소에 대한 조치방안 논의 및 처리 후 보고

   - 기타보고 : 발주처에서 요청시, 서면 및 대면 보고

  ㅇ 리허설 : 행사 개최 전, 모든 스탭이 참여하는 실전 리허설 개최

 □ 용역 성과물 제작

  ㅇ 행사 종료 후 3일 이내 행사 내용 및 결과를 요약하여 제출

    * 약 3페이지 분량, 참석자 수, 행사 참석 만족도 등 포함

  ㅇ 행사내용 및 최종 결과정리는 행사 종료 후 2주 이내 완료

   - (행사내용 및 결과 정리) 연사 관리, 참석자 통계 및 유치·지원 방안, 행사 운영 및 홍보방안 등의 내용 포함(200페이지 내외, 5부)

   - 각종 제작물 및 홍보물 원본 파일, 행사 기록물 제출

     * 동영상, 사진 등 행사 전체 자료가 담긴 USB 1식

  ㅇ 모든 세션의 영상기록 및 발주처 계정 유튜브 등록(세션별)

 □ 안전ㆍ보험ㆍ의료

  ㅇ 행사기간 중 행사장 내 시설·장비 관련 도난, 화재, 분실, 안전사고 등에 대한 안전대책 수립 및 시행

  ㅇ 행사 후 행사장 및 주변 정리

  ㅇ 행사기간 중 일반 참가자 안전 관리 계획

  ㅇ 대인, 대물 및 행사 안전사고 관련 보험 가입

  ㅇ 행사 준비 및 진행 시간 동안 주요시설 상주인력 배치

  ㅇ 비상시 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등)

  ㅇ 사무국, 안내데스크, 편의시설 구성․운영 및 참가자 불편사항 처리

 □ 기타업무

 ㅇ (필수) 원활한 행사 준비·협의를 위한 지원인력(1명) 발주처 상주지원

    * 상주기간은 발주처와 세부협의 필요(행사 3개월 이전부터로 예정)

  ㅇ 회의 모든 일정, 세부 프로그램 및 기타 제반사항은 회의 준비 및 진행상황에 따라 변경될 수 있으며, 변경된 일정 및 프로그램에 따라 과업을 수행해야 함

  ㅇ 과업내용서에 명기되지 않은 사항 발생시 발주처와 용역사업자간 협의를 통해 계약금액을 조정하고 변경 계약을 체결하여 진행함

  ㅇ 용역사업자는 과업전부를 하도급하거나 타 업체에 위탁할 수 없음

   - 과업 일부를 하도급할 경우는 하도급업체의 실적, 전문성 등 관련 자료를 제출·협의하여 결정하며 이 경우 민법상 도급법리에도 불구하고 과업의 수행 및 완전성을 용역사업자가 책임짐

  ㅇ 용역사업자가 행사 준비 및 진행 등 과업 수행과 관련하여 필요한 물품, 장비 등을 구매할 경우 발주처 담당자의 승인을 구해야 하며, 불가피한 사유로 사전승인을 득하지 못한 경우 통상의 국제행사 수준에 맞는 규격과 품질로 구매 후 사후승인을 득해야 함

  ㅇ 본 용역 수행인력은 국내외 관련분야 경험이 풍부한 전문가로 구성되어야 하며, 용역수행인력이 그 업무를 수행함에 있어 업무진척도 및 수행 능력이 사전에 계획한 일정에 비해 현저하게 부진한 경우, ‘교체이유와 교체 시기를 기재한 문서’로써 교체를 요구하고 이후 양측 간 협의 하에 해당자를 교체하여야 함

  ㅇ 태풍, 집중호우, 강설 등의 천재지변과 전쟁, 지진, 폭동, 시위, 전염병(코로나19 등) 등 불가항력에 의해 행사 진행이 불가능한 경우에는 발주처와 과업 수행기관이 상호 협의하여 행사 전체 또는 일부를 연기 또는 취소할 수 있음. 이때 선 지출 비용에 대해서는 실비정산을 원칙으로 하되 특정항목(개런티, 인건비 등)에 대해서는 상호 협의하여 정산하여야 함.

제안요청서

1. 사업 개요

 □ 용역명 : 제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025) 행사 대행 용역

 □ 과업목적

  ㅇ 2025.9.22.(월)~9.24.(수) 예정인 “제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025)” 행사의 성공적인 개최 업무 대행

 □ 용역대상 및 범위

  ㅇ 세부내용은 “과업지시서” 참조

 □ 용역 수행기간 : 계약체결일 ~ 2025.10.31.(약 3개월간)

  ㅇ 회의 종료 후 정리 및 결산 업무 진행상황에 따라 상호 협의 하에 단축 또는 연장 운영이 가능함

 □ 사업예산 : 300,000천원(VAT 별도)

  * 조달청 「행사대행용역 입찰 및 계약관리 지침」에 의거 항공료, 숙박료는 사후원가검토에 따른 정산 예정이나, 예상 소요예산을 포함한 제안 필요

2. 제안안내 및 조건

 □ 사업자 선정방식

  ㅇ 입찰방법 : 제한경쟁입찰에 의한 방식

  ㅇ 계약방법 : 협상에 의한 계약 체결

  ㅇ 적용규정

    - 국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제43조(협상에 의한 계약체결)

    - 협상에 의한 계약체결 기준(기획재정부 계약예규)

 □ 제안자격

  ㅇ ｢국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률｣ 제27조(부정당업자의 입찰 참가자격 제한 등)에 해당되지 아니한 자

  ㅇ ｢국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령｣ 제12조 및 동법 시행규칙 제14조에 따른 일반경쟁 입찰 참가자격을 갖춘 자

  ㅇ 「국가종합전자조달시스템 입찰참가자격등록규정」에 의하여 국가종합전자조달시스템에 입찰참가자격 등록마감일시까지 ‘국제회의기획업(업종코드 5720)’으로 입찰참가자격을 등록한 자

  ㅇ 「중소기업기본법」 제2조에 따른 중‧소기업 또는 「소상공인 보호 및 지원에 관한 법률」 제2조에 따른 소상공인으로서 「중소기업 범위 및 확인에 관한 규정」에 따라 발급된 중‧소기업‧소상공인확인서를 소지한 자

    * 단, 중‧소기업‧소상공인확인서는 전자입찰서 제출마감일 전일까지 발급된 것으로 유효기간 내에 있어야 합니다.

  ㅇ 「중소기업자간 경쟁제품 직접생산확인기준」에 따라 국제행사기획및대행서비스(세부품명번호 8014198901) 직접생산확인증명서를 소지한 자

    * 직접생산확인증명서는 전자입찰서 제출 마감일 전일까지 발급된 것으로 유효기간 내에 있어야 합니다.

  ㅇ 공동 수급은 허용하지 않음

 □ 제안서 제출 안내

  ㅇ 공고기간 : 2025년 0월 00일 ~ 0월 00일

  ㅇ 마 감 일 : 2025년 0월 00일( ) 15:00까지

  ㅇ 제출방법 : 온라인 접수(나라장터 e발주시스템(http://rfp.g2b.go.kr)

  ㅇ 제출서류(모든 서류 온라인 접수)

연번	서류명	관련 서식
1	입찰참가 신청서	1
2	청렴계약 이행각서	2
3	제안서 2부(원본 1, 사본 1)	3, 12
4	가격제안서	나라장터
5	신용평가등급 확인서	-
6	용역 실적 총괄표	7
7	용역 이행실적 증명서	8
8	법인등기부 등본	-
9	사업자등록증	-
10	인감증명서	-
11	국세·지방세 완납증명서	-
12	서약서·보안서약서	9, 10
13	개인정보 수집이용제공 동의서	11

 □ 유의사항

  ㅇ 사업설명회는 개최하지 않음 

  ㅇ 응모에 따른 소요비용 일체는 별도 지급하지 않음

  ㅇ 응모자는 평가위원회 구성, 평가기준, 평가결과에 대하여 일체의 이의를 제기할 수 없음

  ㅇ 부산항만공사는 선정된 업체가 제안한 내용의 수정‧보완 변경에 관한 권한을 행사 할 수 있음

  ㅇ 본 설명서의 해석에 관한 사항 및 설명서에 명시되지 않은 사항에 대하여 상호 협의하여 해결하여야 하며, 계약 쌍방 간에 의견이 상이할 때에는 관련 법규, 규정에 따르거나 통상의 의미에 따라 해석

  ㅇ 제출된 서류, 평가 결과, 협상 결과는 비공개로 함

ㅇ 입찰 참여업체는 입찰과정과 계약이행과정에서 취득한 각종 정보를 부산항만공사의 사전 서면 승인 절차 없이 제3자에게 누설할 수 없음

ㅇ 입찰 참가시 첨부토록 되어 있는 일체서류는 모두 제출되어야하며 누락되었을 경우 해당 업체는 평가 대상에서 제외

 □ 질의회신

  ㅇ 질의기간 : 입찰공고일로부터 제안서 제출 마감 전일 11:00까지

  ㅇ 질의처 : 부산항만공사 국제물류지원부 설은혜 과장(ehseol@busanpa.com), 이하림 과장(hllee@busanpa.com)

  ㅇ 질의는 이메일로만 접수하며, 제출 마감일을 제외하고 24시간 이내 질의에 대한 회신을 발송할 예정

3. 제안서 작성요령

 □ 제안서 작성지침

  ㅇ 규 격

    - 제안서는 PPT양식으로 최대 50페이지 이내로 작성

    - 페이지별 쪽 번호 표기

  ㅇ 제목을 「제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025) 대행용역 사업 제안서」 (제03호 서식)로 하여 중앙부에 표기

  ㅇ 내 용 : 과업내용서를 토대로 내용을 구체적으로 작성

  ㅇ 제안 업체 일반사항(정량)은 원본 1부만 작성

  ㅇ 사본은 업체 관련정보(업체명, 주소, 직원이름 등)가 노출되지 않도록 유의

  ㅇ 사본일 경우 ‘사실과 다름이 없음’ 기재 및 인감도장 날인 후 스캔파일 제출

 □ 제안서 작성 요령

 □ 작성시 유의사항

ㅇ 제안서에는 본 제안요청서에서 요구하는 모든 사항이 기술되어야 하며, 제안업체는 성공적 행사 개최를 위한 추가 제안을 포함할 수 있음

ㅇ 참여업체는 반드시 본 제안요청서와 과업내용서를 숙지하여 제안을 하여야 하며, 숙지 부족에 따른 모든 책임은 제안 참여업체에게 있음

ㅇ 제안서의 내용은 명확한 용어를 사용하며 “~수도 있다.”, “~이 가능하다”, “~을 고려한다” 등과 같은 모호한 표현은 불가능한 것으로 간주함

ㅇ 제안내용 중 기술적 판단이 필요한 부분은 증빙자료가 제시되어야함

ㅇ 목차의 항목 중에서 해당내용이 없는 경우는 해당 항목에’해당사항 없음’으로 간략히 기술

ㅇ 제안서의 내용은 객관적으로 입증할 수 있어야 하며, 만일 제출 서류의 기재사항이 일부라도 허위․과장되어 있음이 판명될 경우 해당 사업자는 평가 대상에서 제외되며, 계약 후에도 허위사실이 드러날 경우 발주처에서 일방적으로 계약을 파기할 수 있음

ㅇ 발주처는 필요시 입찰참가자에 대하여 추가 제안이나 추가 자료를 요청할 수 있으며, 이에 따라 제출된 자료는 입찰제안서와 동일한 효력을 가짐

ㅇ 제안내용 평가 결과 및 사업자 선정에 관한 세부사항은 공개하지 아니함

ㅇ 제출된 제안서 내용은 부산항만공사와 협의 없이 변경할 수 없고, 기 제출한 제안서 내용 및 위탁업무 내용은 계약 협상과정에서 조정될 수 있음

ㅇ 발주처는 협상대상자의 제안내용이 불충분할 경우 협상을 할 수 있으며 협상내용은 계약서의 일부가 되고, 계약금액도 협상결과에 따라 조정가능

ㅇ 위 사항을 위반하여 문제가 발생할 경우 모든 책임은 제안 참여업체에게 있음

4. 제안서 평가

 □ 평가방침

  ㅇ 종합평가(기술+가격) 결과 점수가 동일한 경우에는 기술 능력 평가 점수가 높은 업체를 우선 순위자로 함

  ㅇ 제안서 평가결과 기술능력평가 점수가 기술능력평가 분야 배점한도의 85%이상인 자를 협상적격자로 선정하고, 협상순서는 高득점 순으로 함

    * 기술평가가 동점의 경우 평가표상 높은 배점항목 점수가 큰 업체 선정  

  ㅇ 평가의 공정성 확보를 위해 부산항만공사에서 별도의 평가위원회를 구성하여 평가

  ㅇ 업체별로 가장 높은 점수와 가장 낮은 점수를 부여한 평가위원의 평점점수를 제외한 나머지 평가위원의 점수를 합산하여 가장 높은 점수를 얻은 업체 순으로 순위 결정(평가점수는 소수점 이후 둘째자리에서 반올림하여 소수점 첫째자리까지 산출)

 □ 제안서 평가

  ㅇ 일시 및 장소 : 업체 개별 통보

  ㅇ 제안서 발표(프레젠테이션) 시간은 15분 이내, 질의응답 10분 이내

  ㅇ 제안설명은 이번 행사를 수행할 PM이 직접 실시하여야 하며 발표 참가인원은 발표자 및 PT 진행 보조를 포함하여 2인 이내. 발표업체 순서는 제안서 접수순에 따름

  ㅇ 평과결과의 세부내용은 공개하지 않음

 □ 평가항목 (세부평가항목은 별도 표 참조)

  가. 기술능력 평가 (90점) (평가위원회 평가)

  ㅇ 정량평가 (20점)

   - 제안업체의 경영상태

   - 관련사업 수행실적 및 인력 전문성

   - 정책 지원

  ㅇ 정성평가 (70점)

   - 사업계획의 적절성

   - 홍보 및 참가자 유치전략의 효과성

   - 필수제안(사전 홍보 이벤트 기획)

   - 안전재난 관리대책

  나. 가격평가 (10점)

   - 제안가격을 기준으로 평가

ㅇ 세부 항목 및 배점

ㅇ 정량적 평가 기준

   1) 경영상태 평가

신용평가등급			평점
회사채	기업어음	기업신용평가등급
AAA, AA+, AA0, AA- A+, A0, A-, BBB+, BBB0	A1, A2+, A20, A2-, A3+, A30	AAA, AA+, AA0, AA-, A+, A0, A-, BBB+, BBB0	5
BBB-, BB+, BB0, BB-	A3-, B+, B0	BBB-, BB+, BB0, BB-	4.5
B+, B0, B-	B-	B+, B0, B-	4
CCC+ 이하	C 이하	CCC+ 이하	3.5

 주1) 「신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률」제2조 제8의3에 해당하는 신용조회사  또는「자본시장과 금융투자업에 관한 법률」제335조의3에 따라 업무를 영위하는신용평가사가 입찰공고일 이전에 평가하고 유효기간 내에 있는 회사채, 기업어음 및 기업신용평가등급을 국가종합전자조달시스템에 조회된 신용평가등급으로 평가하되, 가장 최근의 신용평가등급으로 평가한다. 다만, 가장 최근의 신용평가등급이 다수가 있으며 그 결과가 서로 다른 경우에는 가장 낮은 등급으로 평가한다.

 주2) 국가종합전자조달시스템에서 신용평가등급 확인서가 확인되지 않은 경우에는 최저등급으로 평가하며, 유효기간 시작일 또는 만료일이 입찰공고일인 경우에도 유효한 것으로 평가한다. 다만, 입찰공고일 다음날 이후에 발생 또는 수정된 자료는 평가에서 제외한다.

 주3) 주 1에도 불구하고, 합병 또는 분할한 자가 입찰공고일 이전에 평가한 신용평가등급이 없는 경우에는 입찰서 제출 마감일 전일까지 발급된 유효기간 내에 있는 가장 최근의 신용평가등급으로 평가한다. 다만, 합병 후 새로운 신용평가등급이 없는 경우에는 입찰공고일 이전에 평가하고 유효기간 내에 있는 신용평가등급으로서 합병 대상자 중 가장 낮은 신용평가등급을 받은 자의 신용평가등급으로 평가한다.

   2) 수행실적

평가 항목	배점	평가 기준	평점
◦ 최근 3년간 총 사업비 1억원 이상의 국제회의 및 행사 수행 실적	8	- 11건 이상	8
		- 9건 이상	7
		- 7건 이상	6
		- 5건 이상	5
		- 5건 미만	4

 주1) 수행실적은 입찰공고 또는 제안요청서 등 입찰 관계서류에 따로 정한 경우를 제외하고는 계약일자 및 납품기한에 관계없이 이행이 완료된 시점을 기준으로 평가한다. 이 경우 입찰공고일에 이행완료 된 실적도 평가에 포함하나, 입찰공고일 다음날부터 이행완료된 자료는 평가에서 제외한다.

 주2) 입찰자는 수행실적 평가를 위하여 별도 증빙(별지7, 8호)을 제출하여야 한다.

   3) 인력 전문성

평가 항목	배점	평가 기준	평점
◦ 총괄책임자(PM)의 용역수행 경력	5	- 10년 이상	5.0
		- 8년 이상	4.5
		- 6년 이상	4.0
		- 4년 이상	3.5
		- 4년 미만	3

   4) 정책 지원

평가 항목	배점	평가 기준	평점
◦ 우선 구매대상 인증기업(중증장애인기업, 장애인표준사업장, 장애인기업, 사회적기업, 사회적협동조합, 여성기업) 해당 항목당 0.5점	2	- 4건 이상	2.0
		- 3건	1.5
		- 2건	1.0
		- 1건	0.5
		- 0건	0

  주) 제출서류 : 기업인증서 사본

5. 관련서식

【제01호 서식】

입 찰 참 가 신 청 서  * 아래 사항 중 해당되는 경우에만 기재하시기 바랍니다.
신청인	상호 또는 법인명칭			법인등록번호
	주          소			전 화 번 호
	대    표    자			주민등록번호
입찰 개요	입찰공고(지명)번호	제        호		입 찰 일 자
	입  찰  건  명	제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025) 대행 용역
입찰 보증금	납       부	ㆍ보증금율 :                            %
		ㆍ보 증 액 : 금                 원정(￦              )
		ㆍ보증금 납부방법 :
	납부면제 및 지급확약	ㆍ사유 :
		ㆍ본인은 낙찰 후 계약 미체결시 귀 기관에 낙찰 금액의 2.5/100에 해당되는 입찰보증금을 납부할 것을 확약합니다.
대리인 ㆍ 사용 인감	본 입찰에 관한 일체의 권한을 다음의 자에게 위임합니다. ㆍ소        속 : ㆍ성        명 : ㆍ전 화  번 호 : ㆍ주민등록번호 :		본 입찰에 사용할 인감을 다음과 같이 신고합니다.   사용인감                  ��
본인은 위의 번호로 공고한 귀 기관의 일반경쟁 입찰에 참가 하고자 귀 기관에서 정한 용역 제안요청서및 입찰공고사항을 모두 승낙하고 별첨 서류를 첨부하여 입찰참가신청을 합니다.   붙임서류   1. 입찰참가자격을 증명하는 서류 사본 1통            2. 인감증명서 1통             3. 기타 공고로서 정한 서류       2025.     .     .                                상    호 :                            대 표 자 :                   (인) 법인인감 날인요함         부산항만공사 사장 귀하

【제02호 서식】

입찰참가업체용

청렴계약 이행각서

   당사는「부패 없는 투명한 기업경영과 공정한 행정」이 사회발전과 국가 경쟁력에 중요한 관건이 됨을 깊이 인식하며, 국제적으로도 OECD뇌물방지 협약이 발효되었고 부패기업 및 국가에 대한 제재가 강화되는 추세에 맞추어 청렴계약 취지에 적극 호응하여 부산항만공사(이하"공사"라 한다)에서 발주하는 모든 공사, 물품, 용역 등의 입찰에 참여함에 있어 당사 임직원과  대리인은

   1. 입찰가격의 유지나 특정인의 낙찰을 위한 담합을 하거나 다른 업체와 협정, 결의, 합의하여 입찰의 자유경쟁을 부당하게 저해하는 일체의 불공정한 행위를 않겠습니다.

     ㅇ이를 위반하여 경쟁입찰에 있어서 특정인의 낙찰을 위하여 담합을 주도한 것이 사실로 드러날 경우 공사에서 발주하는 입찰에 입찰참가자격제한 처분을 받은 날로부터 1년이상 2년이하 동안 참가하지 않겠으며

     ㅇ 경쟁입찰에 있어서 입찰자간에 서로 상의하여 미리 입찰가격을 협정 하거나 특정인의 낙찰을 위하여 담합을 한 사실이 드러날 경우 공사가 시행하는 입찰에 입찰참가자격 제한 처분을 받은 날로부터 6월이상1년동안 참여하지 않고

     ㅇ 위와 같이 담합등 불공정행위를 한 사실이 드러날 경우 독점규제및공정거래에 관한법률에 따라 공정거래위원회에 고발하여 과징금등을 부과토록 하는데 일체의 이의를 제기하지 않겠으며, 이로 인해 발생한 손해액 산정이 불가능할 때에는 계약금액의 10%를 배상하고, 배상액은 청구날로부터 60일 이내에 납부하겠습니다.

  2. 입찰․계약체결 및 계약이행 과정에서 관계직원에게 직․간접적으로 금품․향응, 취업 등의 부당한 이익을 제공하지 않겠으며, 이를 위반하여 입찰, 낙찰, 계약체결 및 계약이행과 관련하여 관계직원에게 금품, 향응, 취업 등을 제공한 사실이 드러날 경우에는 공사가 시행하는 입찰에 입찰참가자격 제한 처분을 받은 날로부터 1년이상 2년이하의 기간동안 입찰에 참가하지 않겠습니다.

   3. 입찰, 계약체결 및 계약이행과 관련하여 관계직원에게 금품, 향응, 취업 등을 제공한 사실이 드러날 경우에는 계약체결 이전의 경우에는 낙찰자 결정 취소, 계약이행 전에는 계약취소, 계약이행 이후에는 당해 계약의 전부 또는 일부계약을 해제 또는 해지하여도 감수하겠으며, 민․형사상 이의를 제기하지 않겠습니다.

   4. 회사 임․직원이 관계 직원에게 금품, 향응, 취업 등을 제공하거나 담합등 불공정 행위를 하지 않도록 하는 회사윤리강령과 내부비리 제보자에 대해서도 일체의  불이익처분을 하지 않는 사규를 제정토록 노력하겠습니다.

    위 청렴계약 서약은 상호신뢰를 바탕으로 한 약속으로서 반드시 지킬 것이며, 낙찰자로 결정될 시 본 서약내용을 그대로 계약특수조건으로 계약하여 이행하고, 입찰참가자격 제한, 계약해지 등 공사의 조치와 관련하여 당사가 공사를 상대로 손해배상을 청구하거나 당사를 배제하는 입찰에 관하여 민․형사상 어떠한 이의도 제기하지 않을 것을 서약합니다.

                                       2025.    .   .

서 약 자 :

   부산항만공사  사장 귀하

【제03호 서식】

- 제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025) - 대행 용역 사업 제안서                             업체명 :                       (인)

【제04호 서식】

제안회사 일반현황

회 사 ( 기 관 ) 명		대  표  자
사  업    분  야
주            소
전  화    번  호
회 사 설 립 년 도	년   월
해당부문 종사기간	년   월  ～     년    월 (   년   개월)
주요 연혁

【제05호 서식】

인력 투입 계획

1. 추진 조직

총괄책임자

ex. 박철수

2. 업무분장

부 문	책임자(참여율)	구성원(참여율)	업무분장
회의	홍길동(40%)	ㅇ홍동길(50%) ㅇ동길홍(20%) ㅇ이영애(20%)	ㅇex. 항공권발권, 호텔수배 ㅇ행사장 관리

주1) 총괄책임자와 부문책임자를 명시하고 부문별 구성원 명시(구성원 없을 경우 공란)

【제06호 서식】

총괄 책임자(PM) 이력사항

가. 자격 및 경력

성 명			연령(만  세)			소속		직책
생년월일						해당분야근무경력		년   개월
최 종 학 력	대학교     전공(학위)					자     격     증
	대학원     전공(학위)					기   술   등  급
본 사업 참여임무				사업참여기간				참여율

나. 해당분야 유사용역 수행 상세경력(최근3년간)

구 분	용역명	참여기간 (년, 월 ~ 년, 월)	담 당 업 무	참 여 당 시		발주처
				소속회사	직   위
2024 (예시)
2023
2022

※ 구분란은 년도별로 구분하여 작성

【제07호 서식】

용역 실적 총괄표

연번	준  공 년월일	계  약  명	발 주 처	계약금액(천원) (부가세 포함)	비고

주1) 실적은 공고일 기준으로 하여 최근 3년간 국내․외에서 제안사가 계약당사자로서 수행완료한 행사(축제) 대행사업 수행실적을 최근부터 연도순으로 역순 기재하며, 건별로 발주기관이 발행한 실적증명 또는 계약서 사본이나 기타 증빙서류 첨부

주2) 정부기관, 지방자치단체, 공기업, 준정부기관 등은 실적증명서 원본만 첨부하며 민간기업의 실적은 이를 증빙할 수 있는 원본대조필이 완료된 계약서 사본 및 (세금)계산서 사본을 함께 제출하여야 함

주3) 온라인 행사(하이브리드형 포함)일 경우 비고에 온라인 혹은 하이브리드로 표기

【제08호 서식】

실 적 증 명 서
신청인	업  체  명			대 표 자		(인)
	영업소재지			전화번호
	사업자번호			제 출 처		부산항만공사
	증명서용도	제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025) 행사 대행 용역 제안서 제출용
실  적 내  용	계약명
	용  역 수  행 개  요	(※ 행사개최 규모 등 기재)
	계약번호	계약일자	계약금액 (천원)		이행실적			계약기간
					비율		실적
증명서 발  급 기  관	위 사실을 증명함 일  시 :     2025년     월     일
	기관명 :                               (인) (전화번호 :              ) 주  소 :                                    (F A X  :              )
	발급부서 :			담당자 :
(주)  1) 계약명은 반드시 계약서상의 계약명으로 기재 2) 입찰 공고일 기준 최근 3년이내 국제회의 및 행사 대행실적이 단일건으로 1억원(부가세 별도)이상의 실적만 기재 *온라인 혹은 하이브리드(온라인+오프라인 믹스) 실적 포함 기술 3) 다음 별지1의 용역실적증명 기준 및 요령 참조   ※ 증빙자료 미 제출시 실적으로 인정하지 않음

<별지 1>

용역실적증명 기준 및 요령

1. 용역실적 증명 제출서류

   가. 국가, 지방자치단체 또는 공공기관과의 계약 : 용역이행 실적증명서 원본

   나. 국가, 지방자치단체 또는 공공기관 이외 민간기업과의 계약

      1) 용역이행 실적증명서 원본

      2) 계약서사본

      3) 세금계산서 사본 등

      ※ 공공기관이란 국가․지방자치단체․정부투자기관 또는 정부투자기관이 출자 또는 출연한 법인․ 정부출연기관, 특별법에 의하여 직접 설립된 법인임

   다. 제출된 실적증명 심사시 설명, 확인 등의 입증 책임은 용역실적을 제출한 당해업체가 하여야 함.

   라. 용역실적은 입찰공고에 제시한 용역범위 및 기준(금액 등) 등이 조건에 부합되는 실적에 한하여 인정함.

2. 국제행사 수행실적 총괄표 및 실적증명서 항목별 기재 요령

   가. 계 약 명 : 계약서상의 명칭 기재

   나. 발 주 처 : 발주기관 및 담당자에 대한 일반적인 사항 기재

   다. 계약금액 : 당초의 계약금액(단위 :  천원)을 기재

   라. 용역수행개요 : 국제행사 실적 여부 및 참석인원 등 확인할 수 있는 내용을 기재

3. 용역이행 실적증명서 제출과 관련한 추가 확인요청 가능 서류

   가. 발주자가 민간법인이거나 개인인 경우는 실제 용역이 완성된 것을 증명하는 관계서류 일체

   나. 용역금액 또는 발주처가 확인하고자 하는 내용이 미비한 경우는 이를 입증할 수 있는 관계서류 원본제시 및 사본제출

4. 특기사항

   : 발주처가 용역이행 실적증명 관련 내용을 확인하기 위하여 필요시 위 제3항의 증빙서류 제출을 요청할 경우, 이에 따라 소정 기일 내에 제출하여야 함

【제09호 서식】

서      약     서     업 체 명  :       제13회 부산국제항만컨퍼런스(BIPC 2025)와 관련하여 다음과 같이 제반사항을 준수할 것을 서약합니다.   ◦ 귀사의 입찰공고 내용을 충분히 숙지하고 공고의 내용에 따라 입찰에 응할 것이며, 만일 공고 내용을 위반하거나 부당한 방법으로 입찰에 응하였을 경우 입찰참가 자격을 박탈하여도 어떠한 민형사상의 이의를 제기하지 않겠습니다.   ◦ 모든 관련 서류는 성실하게 작성 제출하겠습니다.   ◦ 제안서 평가를 위해 구성된 평가위원회의 평가방법 및 평가기준, 평가결과에 어떠한 이의 제기도 하지 않겠습니다.     2025년    월     일   대표자                (인)      부산항만공사 사장 귀하

【제10호 서식】 보안서약서

【제11호 서식】 개인정보 수집･이용･제공 동의서

【제12호 서식】

제안서 평가 조견표

평가 항목			제안서 쪽수	비고
정량적 평가		경영상태
		수행실적
		인력 전문성
		정책지원
정성적 평가	개최 의의	사업 이해도
		미래 지향성
	기획구성	창의성 및 적정성
		부합성 및 합리성
	세부 추진계획	현실성 및 적정성
		친환경 지향성
	행사장 조성	공간활용성 및 연출의 독창성
	안전관리 등 비상대책 수립	안전·재난 관리
		비상대책의 적절성
		협조체계 구축
	필수제안	사전 홍보 이벤트 기획

주) 본 조견표(12호 서식)은 제안서 목차 다음 쪽에 작성함